A közelmúltban belekeveredtem egy beszélgetésbe, ami arról szólt, hogy vajon abban az esetben, ha egy szervezet kiszervezte az informatikai szolgáltatásait, szükség van-e egyáltalán továbbra is informatikai osztályra, vagy funkció fenntartására.
Egy informatikai kiszervezés esetén valóban lecsökken az informatikai funkció létszáma, akár néhány, vagy 1-2 emberre. Ráadásul a maradó dolgozók szerepe is megváltozik: míg korábban a feladatuk az informatikai tevékenységek végrehajtásához és irányításához kötődött, addig az új szerepben elsősorban az outsourcing partner(ek), azaz szállítók menedzsmenje a feladatuk. Ez a megközelítés radikálisan különbözik a korábbi szereptől, és ezt az új szerepet el kell fogadni, és hozzá kell szokni.
Míg a belső működtetés esetén egy informatikai vezető közvetlenül tudta utasítani a beosztottjait, addig egy outsorcing kapcsolatban a megrendelői igények kommunikálása és a a szállító által vállalt szolgáltatási szintek számonkérése a feladata. Ebben az esetben kritikus fontosságú, hogy a szállítókkal való szerződéseket, szolgáltatási szint megállapodásokat megfelelően, minden lényeges részletre kiterjedően, és egyértelműen fogalmazzák meg. A szolgáltatási szint szerződéseknek tartalmaznia kell a szolgáltatások értékelésére, mérésére vonatkozó módszereket is, mellyel megelőzhetőek a későbbi viták.
Nem kevésbé érdekes kérdés, hogy mit tegyen az a vállalat, melynek sosem volt informatikai funkciója, de a szervezet fejlődésével egyre inkább támaszkodnia kell, vagy támaszkodni szeretne az informatika által nyújtható hatékonyságnövelő szolgáltatásokra. Érdemes-e a saját informatikai szervezetet kialakítani, vagy továbbra is folytatható az a megközelítés, hogy mindent az informatikai szállítók (üzemeltetők) intéznek?
Egy ingatlanhasznosítással foglalkozó cég az informatikai támogatás bővítése, és új vállalatirányítási rendszer bevezetése mellett döntött. A cég korábbi informatikai megoldásait beszállítók üzemeltették, informatikai funkció a vállalaton belül nem került kialakításra. Az informatikával összefüggő döntéseket felsővezetői szinten hozták, míg a végrehajtás koordinálását a beszerzésekhez kapcsolódóan kezelték.
Az új rendszer bevezetésére való felkészülés során felmerült a kérdés, hogy belső kezelésben, vagy külső üzemeltetésben hasznosítsák-e a rendszert. A vállalat vezetői végül a külső üzemeltetés mellett döntöttek, de nyilvánvaló volt, hogy az egyre kiterjedtebb informatikai megoldások és beszállítók koordinálása érdekében szükséges, hogy új, az informatikai feladatok koordinálására szolgáló szerepkört hozzanak létre (illetve a feladatok ellátását ebbe az irányba bővítsék). Ebben az esetben egy ilyen feladatkör nem igényel teljes munkaidőt, de idővel (feltételezve a cég további fejlődését) még bővülhet a funkció.
Az új szerepkört ellátó dolgozónak már a rendszerbevezetés pályáztatásában, kiválasztásában, és bevezetési projektjében is érdemes részt vennie. Kiemelt feladat a szolgáltatási szerződés kialakítása, hiszen a jövőben ez alapján lehet ellenőrizni a beszállítót.
